Het hoofdkwartier van Napoleon in oorlogstijd bestond uit vier autonome teams, zo georganiseerd dat de keizer zich gemakkelijk van plaats naar plaats kon verplaatsen en vrij in het veld kon werken, ongeacht de omstandigheden.
Het eerste team, de zogenaamde "light duty", had 60 muilezels of pakpaarden. Deze dienst moest bewegingsvrijheid bieden op ruw terrein en off-road. Muilezels, vooral handig in de bergen, vervoerden 4 lichte tenten, 2 kleine veldbedden, 6 besteksets en het bureau van Napoleon. Nog eens 17 paarden waren bestemd voor bedienden: een wagenmeister, een servicemanager, 3 kamerheren, 2 bedienden, 4 lakeien, 3 koks en 4 paardenfokkers. Daarnaast werden nog 2 lichte rijtuigen van elk 6 paarden ter beschikking gesteld voor het vervoer van eventuele eigendommen. Soms werd de lichte dienst in twee konvooien verdeeld om twee kampen voor de keizer op te zetten op twee verschillende plaatsen op het uitgestrekte slagveld, zodat hij, nadat hij van de ene flank naar de andere was verhuisd, onmiddellijk aan het werk kon.
Het tweede team heette "expeditiedienst" en hield zich bezig met het transport van alle eigendommen van het keizerlijke kamp. Ze bood Napoleon relatief comfort om te wonen en te werken als hij meerdere dagen in hetzelfde gebied verbleef. De dienst bezat 26 karren en 160 paarden, die als volgt waren verdeeld: een lichte koets voor persoonlijk gebruik van de keizer, waarmee hij lange afstanden kon afleggen, 3 soortgelijke rijtuigen voor officieren van het hoofdkwartier, een kar met meubilair en briefpapier van het hoofdkwartier, en 2 karren met meubels slaapkamers. Er was ook een wagen voor bedienden, 6 wagens voor proviand, 5 wagens met tenten, een medische bestelwagen, een wagen met documenten, een reservewagen, een veldsmederij en 2 wagens met persoonlijke bezittingen van Napoleon.
Het derde team werd de "grote koets" genoemd en bestond uit 24 zware karren en 240 paarden. Het volgde het Grote Leger veel langzamer dan de vorige twee en maakte het mogelijk om het keizerlijke kamp uit te breiden voor het geval Napoleon langer dan een paar dagen, meestal weken, ergens zou blijven. Bonaparte maakte tijdens de veldtocht van 1809 gebruik van de diensten van dit commando in het Bois de Boulogne en op het eiland Lobau, en bovendien gebruikte hij dit commando uiterst zelden. Het konvooi van de "grote bemanning" omvatte het beroemde rijtuig van Napoleon, gebouwd op speciale bestelling zodat de keizer er comfortabel in kon wonen en werken samen met zijn secretaresse tijdens lange reizen. De koets werd 's avonds na de slag bij Waterloo een trofee voor de Pruisen. Behalve haar bevatte de trein nog andere rijtuigen voor officieren en karren voor secretaresses, een reserverijtuig, karren met kaarten, documenten, briefpapier en kleerkast, 8 karren met proviand en serviesgoed, twee karren met bediendenbezittingen, een veldsmederij en hulptroepen karren.
Ten slotte bestaat het vierde team uit rijpaarden, verdeeld in twee "brigades" van elk 13 paarden. Twee ervan waren bestemd voor Napoleon en elk één voor de grote stal, kleine stal, page, chirurgijn, plukker, Mameluke, drie paardenfokkers en een gids van de lokale bevolking. Napoleon voerde persoonlijk paardverkenningen uit voor de strijd en beoordelingen van de troepen in de buurt van zijn hoofdkwartier.
De taken van het Stavka-personeel in het veld waren duidelijk omschreven en werden nauwgezet uitgevoerd onder toezicht van de dienstdoende officieren. De begeleiders lieten niets aan het toeval over, want elke fout kon rampzalige gevolgen hebben.
Elk van Napoleons rijpaarden had twee pistolen, die Mameluk Rustam Raza elke ochtend persoonlijk laadde in aanwezigheid van de grote stal. Elke avond laadde hij beide pistolen om ze 's morgens te laden met vers buskruit en nieuwe kogels. Bij nat weer werden de ladingen vaker verwisseld, meerdere keren per dag. Rustam droeg altijd met zich mee, aan een brede riem, een fles wodka, en gezadeld droeg hij altijd een rol met een keizerlijke mantel - de legendarische - en een geklede jas. Zo kon Napoleon snel veranderen als hij nat zou worden in zware regen.
Het was de taak van de page om de keizerlijke telescoop te allen tijde bij zich te hebben - natuurlijk in perfecte staat te houden. In zijn zadeltassen had hij altijd een set keizerlijke sjaals en handschoenen, evenals een handige voorraad papier, was, inkt, pennen en potloden en een kompas.
Picker had een voorraad voedsel bij zich en nog een fles wodka. Napoleons persoonlijke chirurg droeg een persoonlijke medische tas met een set chirurgische instrumenten, en de lakeien droegen pluisjes (gebruikt als verband voordat gaas werd uitgevonden), zout en ether voor het ontsmetten van wonden, wodka, een fles Madeira en reserve chirurgische instrumenten. De keizer zelf had maar één keer een chirurgische behandeling nodig: toen hij gewond raakte tijdens het beleg van Regensburg, maar de chirurgijn verleende ook assistentie aan officieren van Napoleons gevolg, die vaak stierven of gewond raakten in het bijzijn van de keizer, zoals bijvoorbeeld gebeurde, met Gerard Duroc of generaal François Joseph Kirgener.
In de volledige versie bestond het hoofdkwartier van Napoleon uit de appartementen van Napoleon, appartementen voor "grote officieren", dat wil zeggen maarschalken en generaals, appartementen voor keizerlijke adjudanten, appartementen voor dienstdoende officieren, appartementen voor koeriers, bewakers, kwartiermakers en bedienden. De keizerlijke appartementen waren een complex van tenten, waarin de eerste en tweede salon, een kantoor en een slaapkamer waren ingericht. Ze moesten allemaal in één kar passen. De verdeling van tenten op twee karren dreigde met het verlies of de vertraging van een van de eenheden in de militaire onrust.
De keizerlijke appartementen bevonden zich in een rechthoek van 200 bij 400 meter, omringd door een ketting van bewakers en piketten. Het was mogelijk om de appartementen te betreden via een van de twee tegenoverliggende "poorten". De appartementen hadden de leiding over de kamerheer ("de grootmaarschalk van het hof"). 'S Nachts werden de appartementen verlicht door vreugdevuren en lantaarns. Lantaarns werden geïnstalleerd voor de tenten van de keizer. Een van de vuren hield altijd warm eten voor Napoleon en zijn gevolg zodat ze op elk moment van de dag of nacht konden eten. De appartementen van de stafchef van Napoleon, maarschalk Louis Alexander Berthier, bevonden zich op 300 meter van de appartementen van de keizer.
Om het hoofdkwartier te bewaken, werd elke dag een wachtbataljon toegewezen van een ander regiment. Hij voerde een bewakings- en escortservice uit. Naast hem was er, om Napoleon persoonlijk te beschermen, een paardenpiket in het peloton en een volledig escortesquadron. De escorte onderscheidde zich in de regel van de paardenwachters van de keizerlijke garde of de Uhlan-regimenten, waarin de Polen en de Nederlanders dienden. De soldaten van het wachtbataljon moesten hun kanonnen constant geladen houden. De cavaleristen moesten hun paarden onder het zadel houden, en pistolen en karabijnen - klaar om te vuren. Hun paarden stonden altijd naast de keizerlijke paarden. Het escortesquadron moest ook constant de paarden paraat houden, maar 's nachts mochten zijn soldaten de teugels van de paarden verwijderen. De hoofdstellen werden een uur voor zonsopgang verwijderd en een uur na zonsondergang aangedaan.
Overdag waren twee adjudanten in de rang van generaals en de helft van de koeriersofficieren en page constant bij de keizer. 's Nachts was er maar één adjudant wakker, die dienst had in de tweede hut. Hij moest te allen tijde klaar staan om kaarten, schrijfgerei, een kompas en andere zaken die nodig waren voor het personeelswerk naar de keizer te brengen. Dit alles stond onder de voogdij van de hoogste van de lagere rangen van het piket.
In de eerste saloon had de helft van de koeriersofficieren en page's 's nachts dienst, samen met de piketcommandant. De piket-soldaten, op één na, mochten afstijgen. De adjudant in de rang van generaal had een lijst van alle dienstdoende personen. In de dienst moesten alle officieren paarden onder het zadel houden, die ook bij de paarden van Napoleon waren, zodat de officieren de keizer onmiddellijk konden vergezellen. De kleine stal was verantwoordelijk voor de behoeften van de chirurg, Mameluk Rustam, pages en een piket. Hij was ook verantwoordelijk voor het vinden van gidsen van lokale bewoners. Dergelijke gidsen werden in de regel gewoon op de hoofdweg gegrepen door de soldaten van het escortesquadron en ze zorgden er ook voor dat de gids niet wegliep.
Als Napoleon in een koets of koets uitreed, werd hem een paardenescorte toegewezen in de sterkte van een peloton. Dezelfde escorte was vastgemaakt aan een kar met kaarten en documenten. Alle karren moesten een geladen vuurwapen hebben, zodat het personeel zich kon verdedigen bij een verrassingsaanval.
Op het slagveld of tijdens de inspectie van de troepen werd Napoleon vergezeld door slechts één adjudant-generaal, een van de hoogste officieren van het hoofdkwartier, de kamerheer, twee koeriers, twee stafadjudanten en een wachtsoldaat. De rest van Napoleons gevolg en escorte bleef achter, op een afstand van 400 meter rechts van de keizer en voor de "brigade" van keizerlijke paarden. De rest van de stafadjudanten en de staf van Berthiers hoofdkwartier vormden de derde groep, die zich 400 m links van Napoleon bewoog. Tenslotte hielden verschillende assistenten van de keizer en de stafchef, onder bevel van de generaal, zich achter Napoleon op een afstand van 1200 meter. De plaats van de escorte werd bepaald door de omstandigheden. Op het slagveld werd de communicatie tussen de keizer en de andere drie groepen in stand gehouden via een koeriersofficier.
De soldaten van Napoleon ontwikkelden een speciale houding ten opzichte van hun leider, niet alleen gekenmerkt door respect, maar ook door aanbidding en toewijding. Het kreeg vorm kort na de zegevierende Italiaanse campagne van 1796, toen oude, besnorde veteranen Bonaparte doopten met de komische bijnaam "Little Corporal". Op de avond na de Slag bij Montenotte riep sergeant Grenadier Leon Ahn van de 32nd Line Semi-Brigade namens de troepen uit:
"Burger Bonaparte, je houdt van roem - we zullen het je geven!"
Meer dan twintig jaar, van het beleg van Toulon tot de nederlaag bij Waterloo, was Napoleon dicht bij de soldaten. Hij groeide op in een legeromgeving, kende het ambacht van oorlog, deelde gevaar, kou, honger en ontberingen met soldaten. Tijdens het beleg van Toulon greep hij, om het vuur niet te onderbreken, een kanon uit de handen van een dode artillerist, hij kreeg schurft - een ziekte waar elke tweede soldaat van zijn leger ziek van was. Bij Arcole bracht de sapper Dominique Mariolle Bonaparte overeind, omvergeworpen in de Ariole-stroom door een gewond paard. Bij Regensburg raakte hij gewond aan zijn voet. Onder Essling verwaarloosde hij zijn eigen veiligheid zo en naderde hij vijandelijke posities zo vaak dat de soldaten weigerden verder te vechten tenzij hij zich op veilige afstand terugtrok. En in deze daad van wanhopige smeekbede werd de genegenheid van de soldaten voor hun keizer uitgedrukt.
Onder Lützen leidde Napoleon persoonlijk de ongedeerde jongeren van de Jonge Garde in de strijd, en onder Arsy-sur-Aube reed hij opzettelijk naar de plaats waar de granaat viel, die echter niet ontplofte, om de soldaten te laten zien dat " de duivel is niet zo verschrikkelijk als hij is geschilderd". Onder Lodi en Montro regisseerde hij zelf de kanonnen, wat niet verwonderlijk zou moeten zijn - hij was zelf een professionele artillerist. Dat wil zeggen, niemand in het Grand Army kon ook maar een zweem van twijfel hebben over de persoonlijke moed van Napoleon en het feit dat hij zelfs op de moeilijkste momenten van de strijd ongelooflijke kalmte wist te bewaren. Naast onmiskenbare militaire leiderschapstalenten, was het deze moed en deze kalmte, evenals het begrip van de mentaliteit van een gewone soldaat, die duizenden mensen tot hem lokte en hen dwong hem tot het einde toe loyaal te zijn. Zonder die spirituele band tussen het leger en zijn opperbevelhebber zouden de historische overwinningen van de Franse wapens in principe niet mogelijk zijn geweest.
Napoleon hechtte veel belang aan deze verbinding. Om het te behouden, verwaarloosde hij geen enkele gelegenheid, voornamelijk parades en shows. Naast de amusementscomponent boden de parades een goede gelegenheid om het geloof te versterken dat hij persoonlijk voor elke soldaat zorgt en nalatige officieren kan straffen. De examens, die de keizer persoonlijk bijwoonde, werden moeilijke examens voor commandanten en officieren. Napoleon liep voorzichtig formatie na formatie rond, onderzocht de soldaten, merkte gebreken op in hun uniformen en uitrusting. Tegelijkertijd vroeg hij naar de levensomstandigheden in de kazerne, de kwaliteit van het voedsel, de tijdige betaling van salarissen en of bleek dat er nadelen waren, vooral door nalatigheid, nalatigheid of, erger nog, de corruptie van de commandanten, wee dan zulke generaals of officieren. Bovendien voerde Napoleon zijn onderzoeken nauwgezet en bekwaam uit. Herhaaldelijk vroeg hij naar details die misschien onbelangrijk of belachelijk lijken, bijvoorbeeld over de leeftijd van de paarden in het squadron. In feite kon hij snel de gevechtseffectiviteit van de eenheden en de mate van bewustzijn van de officieren beoordelen.
Parades en shows werden ook geschikte gelegenheden om publiekelijk hun tevredenheid te uiten. Als het regiment er bravo uitzag, als er geen duidelijke tekortkomingen werden opgemerkt, beknibbelde Napoleon niet op lof en onderscheidingen. Af en toe deelde hij verschillende kruisen van het Legioen van Eer uit, of instrueerde hij commandanten om lijsten op te stellen van de meest geëerde voor promotie. Voor de soldaten was het een handige gelegenheid om om een beloning te smeken als ze dachten dat ze het "kruis" verdienden, maar het om de een of andere reden niet ontvingen. De soldaten waren er vast van overtuigd dat ze zelf met zo'n "sluw plan" waren gekomen om de keizer zelf te bereiken via de hoofden van hun commandanten, die, uit gevaar of om andere redenen, de onderscheidingen en promoties van hun ondergeschikten vertraagden.
Maar ondanks zo'n hechte band met zijn soldaten, ondanks het feit dat hij alle ontberingen van militaire campagnes met hen deelde, eiste Napoleon dat er echte hofetiquette heerste in zijn hoofdkwartier. Geen enkele maarschalk of generaal, om nog maar te zwijgen van de lagere rangen, had het recht hem bij naam te noemen. Het lijkt erop dat dit alleen aan maarschalk Lann was toegestaan, en dan nog alleen in een informele setting. Maar zelfs degenen die hem kenden van de militaire school in Brienne of van het beleg van Toulon, zoals Junot of een bijzonder hechte Duroc, konden niet op zo'n vertrouwdheid hopen. Napoleon zat aan dezelfde tafel met Buckle d'Albe, maar niemand had het recht om bij hem te zijn zonder zijn hoofdtooi af te doen. Het was onmogelijk voor te stellen dat de officieren van het hoofdkwartier hun uiterlijk niet in de gaten hielden of ongeschoren voor de keizer verschenen.
Tijdens militaire campagnes spaarde Napoleon zichzelf niet en eiste hetzelfde van de officieren van het hoofdkwartier. Maximale inzet en toewijding werd van hen gevraagd; iedereen moest voortdurend dienstbaar zijn en tevreden zijn met de levensomstandigheden die op dat moment voorhanden waren. Elke ontevredenheid, gezeur of klachten over honger, kou, kwaliteit van appartementen of gebrek aan entertainment kan slecht aflopen voor dergelijke officieren. Het gebeurde natuurlijk dat het hoofdkwartier zich in luxe stortte en de officieren aten, dronken en liepen, maar veel vaker moesten ze genoegen nemen met grof voedsel en een pretentieloos bed in het hooi, op een houten bank of zelfs op de grond onder de blote hemel. Tijdens de Saksische campagne van 1813, graaf Louis-Marie-Jacques-Almaric de Narbonne-Lara, een voormalige hoveling van Lodewijk XVI en een vertrouwde diplomaat van Napoleon, een man zo nauwgezet op het gebied van etiquette van de 18e eeuw dat hij elke ochtend begon de dag door zijn pruik te poederen, gelaten sliep op twee opgestapelde stoelen in een kantoor vol adjudanten die constant rondscharrelden.
Napoleon zelf was meer dan eens een voorbeeld voor zijn ondergeschikten en sliep in de open lucht met zijn officieren, hoewel het gevolg altijd probeerde hem voor de veldslagen comfortabelere rustomstandigheden te bieden. Maar hij hechtte veel belang aan dagelijkse baden, wat echt een gunstig effect had op zijn welzijn. Daarom waren de plichten van de bedienden van het hoofdkwartier koste wat kost om warm water te krijgen en het te vullen met een draagbaar koperen bad. Napoleon was tevreden met drie of vier uur slaap. Hij ging vroeg naar bed, voor middernacht, zodat hij 's morgens met een frisse geest orders kon dicteren. Daarna las hij de verslagen van de vorige dag, waardoor hij de situatie nuchter kon inschatten.
